Sistema di self-registration automatizzato che affianca nell'accoglienza di ospiti e visitatori in azienda, eliminando le attese e garantendo privacy e sicurezza
Smart Reception di Workeeng è la soluzione progettata per migliorare l'esperienza di visitatori e operatori in azienda, semplificando la gestione degli ingressi, consentendo agli ospiti di registrarsi autonomamente tramite dispositivi appositi e garantendo risparmi in termini di tempi e costi.
Grazie alla Smart Reception, gli ospiti potranno effettuare la registrazione in autonomia utilizzando appositi dispositivi, come tablet o kiosk, posizionati alla reception, eliminando le attese e garantendo un'esperienza fluida e privata. Una volta registrati, gli ospiti ricevono un badge digitale o cartaceo che li identifica durante la permanenza in azienda.
L'app tablet dedicata consente di personalizzare il logo e l'immagine di sfondo.
Punti di forza
Migliora l’esperienza dei visitatori e degli operatori in azienda
¶ Il flusso
Arrivato in reception, il visitatore effettua la self-registration tramite app Smart Reception presente su iPad:
- inserendo la propria e-mail e le informazioni anagrafiche, se non già presenti
- scansionando il QRCode ricevuto via mail se è stata effettuata la sincronizzazione tra Workeeng e una o più Room Mailbox di Exchange. In questo caso, infatti, quando l’employee organizza un meeting da Outlook il sistema riconosce i partecipanti esterni e gli invia una mail di invito contenente un QRCode utile all’accreditamento alla Smart Reception.
Il visitatore completa l’accreditamento in reception prendendo visione delle privacy policy e una e-mail di notifica avvisa gli interessati del suo arrivo in azienda.
A fronte dell’accreditamento è possibile stampare un badge in automatico, tramite una stampante termica, oppure manualmente con una qualsiasi stampante.
¶ Componenti
iPad
1 o più iPad da posizionare in reception per la self-registration degli ospiti
iPad App
App per iPad Workeeng Smart Reception, con logo e immagine di sfondo personalizzabile
Web App
Web App per il personale in reception dalla quale accedere a lista invitati, ingressi e statistiche
Badge
Badge di riconoscimento stampabile direttamente tramite stampante termica o in formato pdf
¶ Reportistica
Grazie alla digitalizzazione delle attività di registrazione in azienda, Smart Reception rende facilmente accessibili dati e informazioni sugli ospiti che hanno effettuato la self-registration, tra questi:
- nome e cognome
- indirizzo emali
- orario di ingresso
Per gli ospiti che hanno ricevuto l’invito per un meeting (con meeting sync attivo), anche:
- data
- organizzatore
- partecipanti ai meeting del giorno